Auf einen Blick
- Hires geschlossen
- 28
- Engagement
- 6 Monate
- Embedded Recruiter
- 3
- Anchor-Leadership-Hire
- 1 Team Lead
- Sourcing-Reichweite
- Berlin + Relocation
- Ø Time-to-Offer
- 24 Tage
Die Herausforderung
Ein Zwei-Personen-Team, sechs Monate, ein 30-Engineer-Plan.
Ein Series-A-E-Commerce- und Logistik-Startup in Berlin hatte Kapital aufgenommen, um seine Engineering-Org von zwei Founding Engineers auf rund dreißig in sechs Monaten zu skalieren — inklusive eines ersten Software Engineering Team Leads, mehrerer Software- und Data Engineers und einer Quality-Funktion, um Release-Vertrauen zu halten, während das Team wuchs.
Die Founder hatten kein internes Talent-Acquisition-Team und keine Zeit, eines aufzubauen. Contingent-Agenturen hätten die Employer Brand fragmentiert, gerade als sie im Berliner Markt am schärfsten sein musste. Ein einzelner In-House-Recruiter hätte die Last nicht tragen können. Sie brauchten von Woche eins an Senior, dedizierte Kapazität.
Das Mandat
Drei Embedded Recruiter. Eine Marke. Eine Messlatte.
Wir haben drei Senior-Recruiter sechs Monate lang im Unternehmen eingebettet. Sie nutzten das ATS des Kunden, saßen in Engineering-Standups, verantworteten die Candidate Experience end-to-end und repräsentierten die Employer Brand direkt im Berliner und internationalen Markt.
Jede:r Recruiter:in besaß einen Funnel-Slice — Leadership und Engineering, Data und Platform, Quality und Tooling — mit wöchentlichem Funnel-Reporting und gemeinsamen Kalibrierungssessions, um die Messlatte über jedes Angebot konsistent zu halten.
Besetzte Rollen
Leadership, Software, Data und Quality — in einem Engagement.
Software Engineering Team Lead
Erster Leadership-Hire und Anker des Engagements. Hands-on Lead mit vorheriger Scale-up-Erfahrung in einer E-Commerce- oder Logistik-Plattform — fähig, die Engineering-Rituale des Teams von Null aufzubauen.
Software Engineers
Backend-, Frontend- und Full-Stack-Engineers über Order-, Inventory- und Fulfilment-Surfaces. Mid-to-Senior IC-Profile mit TypeScript-, Node-, Go- und Python-Erfahrung in High-Throughput-Logistik-Workloads.
Data Engineers
Pipeline- und Warehousing-Spezialist:innen für das Analytics-Backbone — Order Events, Fulfilment SLAs, Supplier Performance — als Basis für Ops-Dashboards und ML-getriebenes Demand Forecasting.
Quality Engineers
QA-Leads und SDETs eingebettet in Delivery-Squads, um Release-Vertrauen zu heben, während das Team wuchs. Stark in Test-Automation, Contract Testing und Observability für einen schnellen E-Commerce-Stack.
Kandidatenlandschaft
Berlin-lokal plus ein gemanagter internationaler Relocation-Track.
Berliner Lokalmarkt
Wir haben Berlins tiefen Pool an E-Commerce-, Logistik- und Marketplace-Engineers angezapft — viele bereits vertraut mit der Startup-Cadence der Stadt und auf der Suche nach einem höher-Ownership-Schritt.
EU & UK Relocation
Senior-Engineers in EU und UK angesprochen, die nach Berlin relocaten wollten. Wir haben das Relocation-Gespräch end-to-end besessen: Timeline-Erwartungen, Familienthemen und Offer-Framing.
Outside-EU Relocation & Visa
Kandidat:innen außerhalb der EU gesourct, die für die EU Blue Card oder das deutsche Fachkräftevisum qualifizierten. Dokumentation, Immigration-Partner und Startdaten koordiniert, damit die Visa-Bearbeitung das Hiring nicht stoppte.
Sprachen & Kultur
Engineering operierte auf Englisch, daher lag die Messlatte auf technischer Tiefe und Culture-Add — nicht auf Deutsch-Fluency. Das hat den qualifizierten Pool um eine Größenordnung erweitert.
So haben wir es geführt
Sechs Monate, drei Phasen.
- Monat 1
Kalibrierung & Leadership-Hire
Drei Embedded Recruiter sind in die Standups des Founding Teams eingestiegen, haben den Stack und das Produkt gelernt und parallel die Software-Engineering-Team-Lead-Suche geführt — geschlossen in den ersten sechs Wochen, damit der Lead die Messlatte für alles Folgende prägen konnte.
- Monate 2–5
Aktiver Aufbau über vier Funktionen
Tägliches Outbound in Berlin und im breiteren EU/UK/EEA-Markt. Strukturierte Screens, Hiring-Manager-Debriefs, wöchentliches Funnel-Reporting und ein paralleler Relocation-Track für internationale Kandidat:innen mit Visa-, Wohnungs- und Onboarding-Bedarf.
- Monat 6
Skalieren, dokumentieren, übergeben
ATS-Hygiene, Source-of-Hire-Reporting und ein schriftliches Hiring-Playbook übergeben an den neuen Team Lead und die Founder — damit das Unternehmen eine funktionierende Hiring-Maschine erbt, statt eines halbfertigen Fadens.
Das Ergebnis
Eine 30-Engineer-Org und eine funktionierende Hiring-Maschine.
28 Hires in sechs Monaten geschlossen — inklusive Founding Software Engineering Team Lead, Software Engineers über Order- und Fulfilment-Surfaces, Data Engineers für das Analytics-Backbone und Quality Engineers eingebettet in Delivery-Squads.
Rund 40 % der Hires sind nach Berlin relocated — aus der EU, UK oder außerhalb Europas — alle durch Visa und Onboarding vom Embedded-Team unterstützt. Time-to-Offer pendelte sich bei 24 Tagen ein. Das Unternehmen verließ das Engagement mit dokumentiertem Playbook, kalibrierter Messlatte und sauberem ATS, übergeben an den neuen Team Lead und einen ersten In-House-Recruiter.
FAQ
Skalierung eines Berliner Tech-Teams, beantwortet.
- Warum Embedded Recruiting für die Skalierung eines Berliner Tech-Teams?
- Wenn ein Startup in unter einem Jahr von einem kleinen Founding Team auf 30+ Engineers wachsen muss, fragmentieren Contingent-Agenturen die Marke und ein einzelner In-House-Recruiter kann die Last nicht tragen. Embedded Recruiting bringt Senior dedizierte Kapazität in Ihre Hiring-Org, mit Ihrem ATS und Ihrer Stimme, mit kalibrierter Messlatte über jede Rolle.
- Wie handhaben Sie Relocation nach Berlin für internationale Engineers?
- Relocation läuft als paralleler Track. Wir prequalifizieren Kandidat:innen gegen EU-Blue-Card- und deutsche Fachkräftevisum-Kriterien, setzen realistische Startdatum-Erwartungen im ersten Call und koordinieren mit dem Immigration-Partner des Kunden. Die meisten relocateten Hires in diesem Engagement starteten in 8–12 Wochen nach Offer-Annahme.
- Warum war der Software Engineering Team Lead der erste Hire?
- Der Team Lead verankert jeden weiteren Hire. Den Leadership-Search zuerst zu schließen bedeutete, dass der Lead die Messlatte mitkalibrierte, finale technische Loops führte und das Onboarding für die nächsten 25+ Engineers besaß — Qualität verstärkte sich über das Engagement.
- Wie schnell können Engineers außerhalb Deutschlands starten?
- Lokale Hires starteten typischerweise in 4–6 Wochen (kündigungsfristabhängig). Relocateten EU/UK-Hires in 6–10 Wochen. Outside-EU-Hires mit Blue Card oder Fachkräftevisum in 8–14 Wochen je nach Konsulatsbearbeitung.
- Was passiert am Ende eines 6-Monats-Embedded-Engagements?
- Wir übergeben ein dokumentiertes Hiring-Playbook, kalibrierte Scorecards, Source-of-Hire-Reporting und ein sauberes ATS an das In-House-Team — typischerweise an den neuen Team Lead und einen ersten In-House-Recruiter. Das Ziel: Das Unternehmen erbt eine funktionierende Maschine, keine Abhängigkeit.
Tech-Team in Berlin skalieren?